Учет спецодежды в 2026 году: Полный гайд по ФСБУ 5/2019, 6/2020 и налоговым рискам
В 2026 году контроль за оборотом спецодежды достигает пика. Это связано не только с уже привычными ФСБУ 5/2019 и 6/2020, но и с тотальной интеграцией бухгалтерского учета с системой маркировки «Честный ЗНАК». Теперь списать куртку в 1С недостаточно — нужно правильно вывести код маркировки из оборота, иначе компанию ждут штрафы.
В этой статье мы, как эксперты, разберем, как вести учет спецодежды в 2026 году без ошибок, как сблизить бухгалтерский и налоговый учет, и когда комбинезон становится «Основным средством», а когда остается «Запасом».
Три сценария учета: главный алгоритм 2026 года
Чтобы не запутаться в проводках, нужно классифицировать любую спецодежду по двум критериям: Срок полезного использования (СПИ) и Стоимость.
Забудьте старые методички. В 2026 году мы работаем по трем сценариям.
Сценарий 1. «Краткосрочная» (СПИ < 12 месяцев)
Регулируется: ФСБУ 5/2019 «Запасы»
Это перчатки, простые халаты, футболки, одноразовые СИЗ.
- Бухгалтерский учет (БУ): Учитываются как Запасы на счете 10. Стоимость списывается в расходы единовременно в момент выдачи сотруднику.
- Налоговый учет (НУ): Материальные расходы. Списываются сразу при вводе в эксплуатацию.
- Разницы: Нет.
Сценарий 2. «Долгосрочная, но дешевая» (СПИ > 12 мес., Стоимость < Лимита)
Регулируется: ФСБУ 6/2020 «Основные средства»
Это качественные зимние костюмы, спецобувь, каски. Главный нюанс: срок службы долгий, но стоимость ниже лимита, который вы установили в Учетной политике (обычно это 100 000 руб. для сближения с НУ).
- БУ: В момент приобретения или выдачи (зависит от вашей политики, но чаще при приобретении) стоимость сразу списывается в расходы текущего периода. Актив на балансе не числится.
- Важно: Чтобы контролировать сохранность, вы обязаны организовать забалансовый учет (счет 012 или МЦ.04).
- НУ: Материальные расходы. Списываются единовременно при выдаче.
Сценарий 3. «Дорогая и долговечная» (СПИ > 12 мес., Стоимость > Лимита)
Регулируется: ФСБУ 6/2020 «Основные средства»
Это дорогостоящая экипировка (например, костюмы химзащиты, термостойкие костюмы нефтяников), стоимость которой выше 100 000 руб.
- БУ: Учитывается как Основное средство (ОС) на счете 01. Стоимость погашается через амортизацию в течение всего срока носки.
- НУ: Амортизируемое имущество. Списывается через амортизацию.
Таблица-шпаргалка: БУ vs НУ
Главная боль бухгалтера — разрыв между бухгалтерским и налоговым учетом (ПБУ 18/02). В 2026 году оптимально настроить учет так:
|
Критерий |
Бухгалтерский учет (ФСБУ 6/2020) |
Налоговый учет (НК РФ ст. 254, 256) |
Рекомендация |
|
Лимит стоимости ОС |
Устанавливается компанией самостоятельно. |
Жестко закреплен — 100 000 руб. |
Установите в БУ лимит 100 000 руб., чтобы избежать временных разниц. |
|
Списание «малоценки» (>12 мес, < лимита) |
Единовременно в расходы + забалансовый учет. |
Единовременно в материальные расходы (можно растянуть, но не рекомендуется). |
Списывайте сразу в обоих учетах. |
|
Спецодежда < 12 мес. |
Запасы (счет 10). |
Материальные расходы. |
Учет совпадает. |
Обязательная маркировка и учет в 2026 году
В 2026 году продолжает действовать расширенный список товаров легкой промышленности, подлежащих маркировке «Честный ЗНАК». Это напрямую влияет на бухгалтерию.
Нельзя просто сделать проводку Дт 20 Кт 10.
Процесс должен выглядеть так:
- Приемка: Сверяем коды Data Matrix на одежде с кодами в УПД от поставщика через ЭДО.
- Выдача: При выдаче спецодежды сотруднику необходимо вывести код маркировки из оборота с причиной «Использование для собственных нужд».
- Списание: Если одежда пришла в негодность раньше срока, составляется акт списания, и код (если он еще числится) выводится из оборота.
Риск: Если в бухучете спецодежда списана, а в «Честном ЗНАКе» числится за вами — это нарушение, грозящее штрафом.
Основные проводки в 2026 году
1. Поступление и выдача «Запасов» и «Малоценки» (до 100 тыс. руб.)
Эта схема подходит для 95% всей спецодежды.
- Дт 10.10 (10.11) – Кт 60 — Оприходована спецодежда на склад.
- Дт 19 – Кт 60 — Отражен входной НДС.
- Дт 68 – Кт 19 — НДС принят к вычету.
- Дт 20 (23, 25, 26, 44) – Кт 10.10 (10.11) — Спецодежда выдана сотруднику. Стоимость списана в расходы.
- Дт МЦ.04 (или 012) — Спецодежда принята на забалансовый учет для контроля (обязательно указываем ФИО сотрудника).
При списании (износ, увольнение без возврата):
- Кт МЦ.04 (или 012) — Списана с забалансового учета.
2. Учет дорогостоящей спецодежды (ОС)
Для костюмов дороже 100 000 руб. и сроком > 12 мес.
- Дт 08 – Кт 60 — Поступление капвложений (спецодежды).
- Дт 01 – Кт 08 — Спецодежда введена в эксплуатацию (принята к учету как ОС).
- Дт 20 (25, 26) – Кт 02 — Ежемесячное начисление амортизации.
Важные нюансы 2026 года: ФСБУ 28/2023 и «сверхнормативка»
Инвентаризация по-новому (ФСБУ 28/2023)
С 1 апреля 2025 года применение ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» стало обязательным. В 2026 году при годовой инвентаризации вы обязаны проверять не только склад, но и спецодежду, находящуюся в эксплуатации (у сотрудников).
- Фактическое наличие сверяется с данными забалансовых счетов.
- Оценивается физическое состояние (пригодна/не пригодна).
Выдача сверх норм
Вы имеете право выдавать спецодежду сверх Типовых норм (ЕТН), если это закреплено в вашей оценке профрисков (ОПР).
- В НУ: Такие расходы можно принять к вычету, только если они обоснованы результатами СОУТ (Спецоценка условий труда). Если вы просто решили выдать лишнюю куртку «для красоты» без обоснования в СОУТ/ОПР — налоговая снимет эти расходы.
Заключение
В 2026 году учет спецодежды требует синхронной работы бухгалтера, специалиста по охране труда и ответственного за маркировку.
Чек-лист для бухгалтера:
- Проверьте Учетную политику: установлен ли лимит для ОС в 100 000 руб.?
- Налажен ли забалансовый учет (счет 012/МЦ) в разрезе сотрудников?
- Интегрирована ли 1С с «Честным ЗНАКом» для автоматического вывода кодов при выдаче?
- Списываете ли вы «малоценку» сразу, не растягивая удовольствие линейным методом (что усложняет учет)?
Соблюдение этих правил убережет компанию от претензий аудиторов и налоговой инспекции.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Можно ли учитывать всю спецодежду на счете 10, даже если она служит 2 года?
Если ее стоимость ниже лимита, установленного вами для ОС (например, 100 000 руб.), то да. Но юридически в момент выдачи вы списываете ее со счета 10 в расходы, а дальше контролируете только за балансом. Если же она дороже лимита — это нарушение ФСБУ 6.
Что делать, если сотрудник уволился и вернул б/у спецодежду?
Вы должны оприходовать ее на склад.
- Кредитуете забалансовый счет (списываете с сотрудника).
- Комиссия оценивает рыночную стоимость б/у одежды (обычно текущая рыночная цена с учетом износа).
- Делаете проводку Дт 10 – Кт 91.1 (Прочий доход).
Нужно ли начислять НДФЛ и взносы со стоимости спецодежды?
Нет. Выдача спецодежды в пределах норм — это обязанность работодателя по ТК РФ, а не доход сотрудника. НДФЛ и взносы не начисляются. Если спецодежда не возвращена при увольнении, вот тогда ее остаточная стоимость может стать доходом сотрудника.
Как влияет переход на ЕТН (Единые типовые нормы) на бухучет?
На сам бухучет (проводки) — никак. Но ЕТН меняет обоснование выдачи. Для признания расходов в налоговом учете у вас должны быть документы, подтверждающие, что выдача соответствует ЕТН и Оценке профрисков.
