Личная карточка учета спецодежды 2025: оформляем и храним правильно

Обеспечение сотрудников спецодеждой и средствами индивидуальной защиты (СИЗ), их правильный учет и хранение — важная обязанность работодателя. В 2023 году в России вступили в силу обновленные Правила обеспечения работников СИЗ и Единые типовые нормы выдачи. В 2025 году эти изменения продолжают активно внедряться, и правильное оформление личных карточек учета спецодежды становится ключевым моментом для соблюдения законодательства и минимизации рисков штрафов.

Обоснование обеспечения работников СИЗ в 2025 году

Работодатель обязан бесплатно обеспечивать сотрудников средствами защиты, учитывая выявленные профессиональные риски и требования законодательства. При этом теперь разрешается:

• принимать во внимание результаты собственной оценки условий труда, а не только официальные нормы;

• не учитывать незначительные риски, которые можно предотвратить другими методами;

• заменять одни СИЗ другими при сохранении необходимого уровня защиты.

Ответственность за своевременный уход, ремонт и замену СИЗ частично перекладывается на сотрудников — они должны контролировать соответствие одежды размеру, сохранять её свойства и сообщать о необходимости ремонта или замены.

Организация учета выданных СИЗ

Личная карточка учета выдачи СИЗ — обязательный инструмент для контроля сроков и условий эксплуатации спецодежды и других средств защиты. За ведение документации назначается ответственный сотрудник приказом руководителя.

Для учета непостоянно используемых СИЗ предусмотрена отдельная карточка — карточка учета дежурных средств защиты.

Если учет ведется в электронном виде, рекомендуется параллельно вести журнал учета спецодежды для полной прозрачности.

Структура личной карточки учета спецодежды

Хотя компании еще могут применять отраслевые нормы выдачи, с учетом Правил №766н рекомендуется разработать актуальный документ с информацией о классе спецодежды, комплектации, характеристиках и уровнях защиты.

Форма карточки в приложении к приказу Минтруда №766н является рекомендательной — допускается утверждение собственной версии с учетом требований законодательства.

Карточка оформляется на каждого сотрудника, связанного с опасными условиями труда, и содержит сведения о движении спецодежды, выдаче смывающих и дерматологических средств. При электронном учете личная подпись заменяется данными документа, подтверждающего получение СИЗ.

Что должно содержаться в личной карточке выдачи СИЗ?

Основная сторона карточки включает:

• личные данные сотрудника (ФИО, табельный номер);

• должность, структурное подразделение;

• дата приема на работу, перевода;

• рост, размеры одежды, обуви, перчаток, средств защиты органов дыхания;

• перечень выданных комплектов с указанием норм, единиц измерения и периодичности выдачи.

Обратная сторона карточки содержит:

• точные характеристики спецодежды и СИЗ (название, класс защиты, артикул, марка, модель);

• даты выдачи и возврата, заверенные подписью работника.

Сроки хранения личных карточек учета

Срок хранения личных карточек и других документов по охране труда составляет 5 лет после окончания использования спецодежды. Это важно для бухгалтерии и проверок трудовой инспекции.

Ответственность за хранение документов обычно возлагается на заведующего складом, но может быть передана другому сотруднику с оформлением соответствующего приказа.

Итоги

В 2025 году работодатели продолжают нести ответственность за обеспечение персонала сертифицированной спецодеждой с учетом актуальных условий труда и новых правил. Личная карточка учета СИЗ остается важным инструментом, фиксирующим размерные данные сотрудников, основания для выдачи спецодежды, а также даты получения и возврата средств защиты.

Правильное оформление и своевременное обновление этих документов помогает избежать штрафов и обеспечивает безопасность сотрудников на рабочем месте.