Личная карточка учета спецодежды 2024: оформляем и храним правильно

В 2023 году в Российской Федерации вступили в силу новые Правила обеспечения работников СИЗ и Единые типовые нормы выдачи средств защиты. Если второй документ компании, по-прежнему обеспечивающие персонал спецодеждой на основании отраслевых норм, могут до конца 2024 года не применять, то обновить локальные нормативные документы с учётом Правил обеспечения всё-таки придётся. 

В этой статье мы расскажем о том, какие разделы включает личная карточка выдачи СИЗ, и что изменилось в учёте их выдачи.

Обоснование обеспечения работников СИЗ

Как и прежде, руководитель организации должен обеспечивать бесплатную выдачу работникам, чья профессиональная деятельность связана с угрожающими жизни и здоровью факторами, защитной одеждой с учётом установленных законодательством норм, организовывать её стирку, сушку, ремонт и хранение, учёт выдачи СИЗ. 

Однако теперь он имеет право:

• руководствоваться при выборе защитных комбинезонов, халатов, касок, смывающих и обеззараживающих средств не только положениями официальных документов, но и результатами собственной оценки условий труда подчинённых;

• не учитывать незначительные риски, которые можно предупредить другими способами;

• менять один вид средств индивидуальной защиты на другой, при условии, что уровень защиты сотрудника не станет меньше.

Работники, а не работодатель должны теперь следить, чтобы защитная одежда соответствовала их размеру, сохраняла защитные свойства на протяжении периода использования, своевременно сообщать работодателю о необходимости замены и ремонта.

Организация учета выданных СИЗ

Личная карточка учёта выдачи СИЗ даёт возможность контролировать сроки использования спецодежды и других защитных средств, систематизировать учёт выдачи СИЗ. Ответственный за работу с документами учёта СИЗ назначается приказом руководителя организации.

Для учёта СИЗ, которые используются не постоянно, разрабатывается личная карточка учёта СИЗ – карточка учёта дежурных средств защиты.

Совет! Если карточки выдачи СИЗ ведутся в электронной форме, продолжайте вести также и журнал учёта спецодежды.

Структура личной карточки выдачи СИЗ

Несмотря на то, компании могут пока ещё, как и раньше, руководствоваться в вопросах выдачи спецодежды отраслевыми нормами, разработать этот документ всё-таки придётся. 

С учётом требований Правил №766н, которые в отличие от Единых типовых норм все компании обязаны применять уже сейчас, порядок обеспечения должен включать сведения о классе спецодежды, комплектации, конструкционных особенностях, эксплуатационных характеристиках, уровнях защиты. 

Утверждённая в приложении №1 к приказу Минтруда No 766н форма личных карточек выдачи СИЗ не является обязательной. Вы можете утвердить свой вариант, дополнив требования Правил необходимыми вам пунктами. Сведения о выдаче и возврате дежурной спецодежды фиксируются в отдельной карточке учёта СИЗ.

Личная карточка учёта выдачи СИЗ оформляется на каждого нового сотрудника, выполнение трудовых функций которого связано с опасностью, способной причинить ущерб его здоровью. В личной карточке обязательно фиксируется информация о движении спецодежды, о получении сотрудником смывающих и дерматологических СИЗ. Если вы ведёте электронные карточки учёта выданных СИЗ, вместо личной подписи сотрудника, которому вы выдаёте защитную одежду, указывайте данные подписанного им при получении спецодежды документа. Вести дополнительно учёт на бумажных карточках не надо.

Личная карточка выдачи спецодежды: описание образца

Личная карточка учёта выдачи СИЗ двухсторонняя. Основная сторона документа обязательно должна содержать следующие сведения:

• личные данные сотрудника, табельный номер,наименование должности, цех, участок или любое другое структурное подразделение;

• дату его приёма на работу, перевода на другую должность;

• информацию о его росте, размере одежды, обуви, перчаток, головного убора, средств защиты органов дыхания.

Здесь же необходимо перечислить все выданные ему комплекты одежды, обуви, указать нормы и единицы измерения и периодичность выдачи спецодежды и смывающих средств.

Сведения, указанные на другой стороне карты выдачи СИЗ будут использоваться в бухгалтерской документации, поэтому здесь нужно точно прописать название, класс защиты, артикул, марку, модель защитного костюма, головного убора, обуви и других защитных средств, включая дерматологические. Даты получения и возврата должны быть заверены подписью сотрудника.

Срок хранения карточки учёта выдачи?

Как и алгоритм выдачи персоналу защитных средств, условия и сроки хранения карточки учёта выдачи этих средств должны оговариваться в локальном акте – «Порядке обеспечения работников СИЗ».

Важно!  Срок хранения карточек учёта выдачи, как и других документов по охране труда, после окончания периода действия СИЗ составляет 5 лет. Личные карточки уволившихся сотрудников могут понадобиться бухгалтеру для учёта расходов, трудовой инспекции в случае проверки.

За хранение карточек учёта выдачи СИЗ отвечает заведующий складом. В случае необходимости руководитель предприятия может назначить ответственным за хранение карточек бухгалтера или начальника производственного участка, прописав такую обязанность в их должностных инструкциях.

Итоги

Работодатель по-прежнему за собственный счёт обеспечивает персонал сертифицированной спецодеждой, но теперь уже с учётом самостоятельно выявленных им вредных производственных факторов. Личная карточка учёта выдачи СИЗ работника обычно содержит информацию о его росте и размере, основании для получения спецодежды, дату выдачи и возврата СИЗ.